Vacature secretaresse

Welke duizendpoot komt ons team op kantoor versterken?

 

We zoeken kandidaten die.... 

  • christen zijn;
  • een MBO4 directiesecretaresse/managementassistente hebben afgerond;
  • het leuk vinden om als spil in het web te fungeren voor onze klanten, vraagouders, gastouders, peuterleidsters en opvangconsulenten;
  • uitdaging zoeken en houden van afwisseling in het werk;
  • ook met cijfertjes overweg kunnen;
  • het leuk vinden in een hectische branche te werken;
  • het prettig vinden verantwoordelijkheid te dragen;
  • 32-36 uur willen werken;

 

 

FUNCTIEBESCHRIJVING

 

Algemene kenmerken 

Het gastouderbureau houdt zich bezig met het proces van bemiddeling binnen de gastouderopvang. In deze functie ligt de nadruk op het secretariële gedeelte, waarbij daarnaast ook administratieve taken kunnen worden verricht. Voor de afdeling peuteropvang is Korelon Franchisegever van meerdere stichtingen en peuteropvanglocaties. Hierbij ligt de nadruk van het werk op telefonische informatieverstrekking en de kindadministratie.

 

Doel van de functie

Het verrichten van secretariële en (financieel) administratieve activiteiten, het verstrekken van informatie aan ouders, gastouders en anderen met betrekking tot het secretariaat en de financiën binnen de richtlijnen van de organisatie.

 

Organisatorische positie

  • De medewerker ontvangt hiërarchisch leiding van de directeur. 
  • De medewerker geeft, in voorkomende gevallen, functionele aanwijzingen aan één of enkele andere medewerker(s) of stagiaires.
  • Deze functie kan door meerdere personen worden uitgevoerd, waarbij een werkverdeling afgesproken kan worden. 

 

Resultaatgebieden

 

Met betrekking tot het Secretariaat: 

 

Correspondentie en stukken opstellen en verwerken 

  • Verwerkt inschrijvingen van ouders en gastouders;
  • Verwerkt wijzigingen in de kindadministratie en de financiële administratie
  • Verzorgt aanmeldingen van gastouders bij het Landelijk Register Kinderopvang
  • Verzorgt de urenregistratie van kinderen en zorgt voor correcte verwerking in de kindadministratie.
  • Verwerkt post en mail en zorgt voor correcte afhandeling richting ouders en gastouders.
  • Bereidt EHBO-cursussen voor en verzorgt de financiële afwikkeling.

Resultaat: Correspondentie en stukken zijn opgesteld en verwerkt, zodanig dat deze na fiat van de directie/opdrachtgever correct en op tijd naar de juiste bestemming kunnen.

 

Overlegmomenten realiseren en organiseren

  • Organiseert op verzoek van betrokkene(n) in- en externe bijeenkomsten en vergaderingen;
  • Bereidt bijeenkomsten/vergaderingen voor door het in overleg opstellen van de agenda en maakt vergaderstukken gereed en distribueert deze;
  • Notuleert vergaderingen;
  • Bewaakt de afhandeling van besluiten en stelt planningen op;

Resultaat: Overlegmomenten zijn gerealiseerd, zodanig deze correct en adequaat verlopen en de juiste gegevens beschikbaar zijn.

 

Informatie verstrekken

Neemt inkomende telefoongesprekken aan en handelt deze gesprekken zoveel mogelijk zelfstandig af 

Resultaat: Informatie is verstrekt, zodanig dat betrokkenen goed geïnformeerd worde.

 

PR-activiteiten

  • Het mede bewaken van de huisstijl
  • Organiseren van bijeenkomsten voor ouders, gastouders en peuterorganisaties
  • Deelnemen aan beurzen en andere bijeenkomsten

 

Werkprocessen faciliteren

  • Selecteert de inkomende post naar prioriteit, zoekt eventueel dossiers/stukken bij en legt de stukken ter afhandeling voor aan de directie
  • Verricht archiefwerkzaamheden waaronder het opbergen/opzoeken van (vertrouwelijke) stukken en het toekennen van ingangen of codes conform de daarvoor geldende (centrale) richtlijnen;
  • Neemt deel aan relevante overleggen.

Resultaat: Werkprocessen zijn gefaciliteerd, zodanig dat post tijdig en correct wordt verwerkt, documenten en kantoorbenodigdheden beschikbaar zijn et cetera.

 

Met betrekking tot de Administratie:

 

Financiële gegevens verwerken

  • Factureert de begeleidingskosten en vergoedingen voor de gastouders aan ouders en keert de vergoedingen aan gastouders uit;
  • Verwerkt gegevens van financiële aard in de financiële administratie (declaraties, facturen, boekingen);
  • Controleert de dagelijkse verwerking van financiële gegevens;

Resultaat: Financiële gegevens zijn verwerkt, zodanig dat de gegevens bestemd voor zowel crediteuren en gastouders als kindadministratie correct en tijdig zijn verwerkt en betalingen correct en tijdig hebben plaatsgevonden en het debiteursaldo zoveel mogelijk beperkt is gehouden.

 

Informatie beschikbaar stellen

Beantwoord telefonische vragen en vragen per mail van ouders en gastouders;

Resultaat: Informatie is beschikbaar gesteld, zodanig dat betrokkenen op tijd volledig en correct geïnformeerd kunnen worden en benodigde overzichten beschikbaar zijn voor het nemen van actie.

 

Werkprocessen verbeteren

  • Neemt deel aan relevante overleggen;
  • Signaleert mogelijkheden tot verbetering in werkmethoden en procedures binnen de administratieve organisatie.

Resultaat: Werkprocessen zijn verbeterd, zodanig dat werkzaamheden efficiënter en effectiever en met een zo hoog mogelijke kwaliteit uitgevoerd kunnen worden.

 

Contacten

 

Intern

  • De Medewerker onderhoudt dagelijkse contacten met de directeur.
  • De Medewerker onderhoudt regelmatige contacten met de opvangconsulenten, ouders en gastouders, evenals peuterleidsters.

 

Extern

  • De medewerker onderhoudt regelmatige contacten met gemeenten en beleidsmedewerkers.
  • De Medewerker onderhoudt overige voor de functie relevante externe contacten. 

 

Profiel van de functie

 

Kennis

  • MBO4 werk- en denkniveau;
  • Kennis van de toepassing van relevante applicaties en automatiseringspakketten;
  • Kennis van en inzicht in de administratieve processen en inrichting van de afdeling(en), alsmede in (het begrippenkader van) de administratieve organisatie. 

 

Specifieke functiekenmerken

  • Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het overdragen van informatie en het verzorgen van correspondentie
  • Ordelijkheid en grote nauwkeurigheid voor het op de juiste wijze verwerken van een diversiteit aan gegevens
  • Stressbestendigheid in verband met de werkzaamheden die onder tijdsdruk staan en waarbij verstoring een rol kan spelen;
  • Integriteit bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens, zoals financiële- en persoonsgegevens.
  • Dienstverlenende en klantgerichte instelling;
  • Korelon is een christelijke organisatie. Alle medewerkers dienen de christelijke identiteit te onderschrijven.

 

Vragen over de functie?

Bel naar kantoor (078-6124165) en vraag naar Diana van der Graaf of Karin Stip.

Solliciteren?
Graag ontvangen we je brief met CV via jschot@korelon.nl.